Вкратце
Закупка мебели для гостиниц это полный процесс закупки, заказа, производства, доставки и установки мебели в отеле. Он шире, чем просто покупка: он включает в себя спецификацию, выбор поставщиков, контракты, сроки поставки, логистику и монтаж на месте, все это согласовывается с программой проекта.
Закупка мебели для отелей — это процесс, благодаря которому из пустых комнат можно превратить функционирующий отель. Это решение оказывает гораздо большее влияние, чем то, где именно окажется определенный стул. Путь поиска поставщиков, спецификации, сроки поставки и логистика вместе формируют бюджет, дату открытия и качество, которым гость будет пользоваться в течение десятилетий. Если сделать это правильно, закупки приведут к размещению нужных предметов в нужных комнатах в установленные сроки; если же небрежно, это задержит открытие и сделает отель наполненным мебелью, которая разочарует гостей. Поскольку в спальнях приходится тратить наибольшую часть средств, именно в ней начинается процесс закупки мебели для номеров отелей, и именно здесь обычно решается вопрос о том, сколько стоит и сколько будет приносить пользу новый проект.
Что означает закупка гостиничного оборудования
Быстрый ответ
Закупка мебели для гостиниц — это комплексный процесс от поиска, выбора, заказа, производства, доставки и установки мебели для гостиниц. Это выходит за рамки просто покупки: закупка управляет спецификацией, поставщиком, контрактом, сроками выполнения, логистикой и установкой на месте как единым, скоординированным проектом, а не множеством отдельных закупок.
Люди используют процессы закупок и сбыта как если бы они означали одно и то же, но разница между ними объясняет, почему одни отели открываются без проблем, а другие задерживаются с открытием. Сбыт — это сделка: оформление заказа и оплата. Процесс закупок — это целая система, включающая определение потребностей объекта, поиск подрядчиков, согласование условий, управление производством и доставкой, а также монтаж оборудования. Отель, который только покупает, реагирует; отель, который занимается сбытом, планирует строительство.
Закупки против закупки
Покупать мебель — это получать её через управляемый процесс, а не просто покупать её по каталогу. Разница имеет наибольшее значение в проекте отеля, где необходимо соответствовать сотням деталей, они должны прибывать вместе и соответствовать стандарту бренда. Позиция покупателя заключается в вопросе: сколько стоит эта стул; позиция закупок — в вопросе: сколько стоит эта стул для того, чтобы произвести её, доставить, установить и обеспечить гарантийное обслуживание на дваста комнат, а также в вопросе того, сможет ли поставщик обеспечить такую гарантию на весь заказ. Вторая задача — это защита даты открытия.
Что включает в себя закупка ФФ&Е
В сфере гостеприимства закупки обычно подпадают под рубрику FF&E — мебель, оборудование и техника. Закупки мебели являются самой крупной и заметной частью этого процесса: это предметы мебели, стулья, кровати, тумбочки и столы, с которыми контактирует гость. Закупки FF&E также включают освещение, мягкую мебель и прочие принадлежности, а хороший план закупок позволяет согласовать мебель с другими элементами интерьера, чтобы комната выглядела единым целым, а не множеством отдельных заказов. В этом руководстве термин «закупки мебели в отеле» относится к комплексной организации всего процесса, а не к одному действию — оформлению заказа.
Закупки — это проект, а не покупка
Самая дорогостоящая ошибка при закупке гостиничного оборудования — это отношение к нему как к покупке. Заказ гостиницы должен соответствовать всем требованиям, соответствовать стандартам бренда, быть согласованным с программой и иметь гарантию. Управление этим процессом как проектом — с четко определенными требованиями, контрактом и графиком работ — является ключом к успеху или провалу открытия.
Откуда гостиницы получают свои мебель
Первое реальное решение при закупке гостиничного оборудования — это выбор поставщика, поскольку именно он устанавливает цену, сроки и условия поставки всего остального. Отель покупает мебель по четырем основным каналам, и правильный из них зависит от размера проекта, необходимости в индивидуальном подходе и степени контроля, который покупатель желает над параметрами продукции.
Лично от производителя
Покупка напрямую у производителя мебельных изделий обеспечивает максимальный контроль над проектом и наилучшую цену при крупном заказе, поскольку между спецификацией и производством нет никаких посредников. Производитель, который самостоятельно проектирует и изготавливает мебель, может обеспечить единую стандартизированную продукцию для всего объекта, согласовать отделки и предоставить гарантию на всю продукцию. Для проектов, требующих индивидуальных изделий или больших партий продукции, прямая поставка обычно является наиболее выгодным вариантом.
Через дистрибьютора или оптового продавца
Торговые сети, занимающиеся оптовой продажей гостиничного оборудования, предлагают готовые линейки и проекты, для реализации которых требуется наличие товара в наличии, а также возможность работы в рамках каталога. В обмен на это они получают контроль: покупатель получает то, что предлагает ассортимент, а не то, что необходимо для конкретного помещения, и ассортимент ограничивает возможности по индивидуальному оформлению. Торговые сети хорошо подходят для быстрого и стандартного монтажа, а менее эффективно работают там, где стандарт бренда или нестандартный дизайн помещения определяют требования заказчика.
Через реселлера или агентство по закупкам
Некоторые отели закупают через посредника или агентство по закупкам, которое осуществляет закупки от имени владельца. Агентство может быть полезно для покупателя, у которого нет собственного отдела закупок, но оно добавляет издержки и создает промежуток между проектом и производителем. Чем ближе проект к производителю, тем больше он контролирует спецификации и цену; решение, кому доверять — это личное дело каждого, что подробно описано в нашей инструкции. поставщики мебели для гостиниц.
Выбор правильного пути поставки
Ни один канал не может выиграть все проекты; правильный вариант следует из замысла. Большая новая с соответствующими помещениями и стандартными характеристиками конструкция обычно заказывается напрямую у производителя, где наиболее важны контроль и ценообразование по объему. Маленькая, быстро выполняемая установка, которая может быть реализована в рамках каталога, может закупаться у дистрибьютора и приспосабливаться к ограничениям в обмен на скорость. Покупатель без отдельного подразделения по закупкам может обратиться в агентство для одного проекта, а затем наладить прямые отношения, как только объем заказов оправдает это. Решение зависит от трех вопросов: насколько должны совпадать детали, сколько дополнительных работ потребует отдельная комната и сколько из спецификаций и цены должен контролировать покупатель. Ответьте на эти вопросы честно, и путь поиска поставщиков сам найдет себя, поэтому это первый шаг в процессе планирования закупок, а не последний.
Как отличается закупка гостиничных услуг от покупки жилья
Покупка мебели для гостиниц совсем не похожа на оформление дома, и покупатель, который подходит к этому вопросу таким образом, платит за это. Различия заключаются в количестве, долговечности, совместимости и в том, как должны взаимодействовать отдельные элементы, и каждый из них меняет то, как проектировщики и заказчики определяют и оформляют проекты.
Строительство высочайшего качества
Наиболее заметное отличие — конструкция. Мебель отеля соответствует высоким стандартам: каркасы, соединения, пены и отделочные материалы разработаны для постоянного использования, частого чистки и долговечности — из стали и других материалов. металлическая мебель рамки — это распространенный выбор в тех случаях, когда в помещении требуется повышенная прочность конструкции. Мебель для жилых помещений, которая выглядит одинаково в фотографиях, со временем растягивается, деформируется и теряет привлекательность уже через год использования. В договоре необходимо четко указать стандартные условия, поскольку самый дешевый способ обеспечить раннее замещение — купить отечественную модель для коммерческого помещения.
Объем и консистенция
Компания покупает один товар; отель покупает сотни аналогичных изделий. Сбыт должен гарантировать, что вторая кровать в сто раз лучше первой, что отделка должна быть одинаковой во всех сериях продукции, и что отсутствие товара в середине заказа не приводит к тому, что два этажа будут выглядеть несовместимыми. Такая стабильность — это проблема сбыта, так же как и проблема производства, и она выгодна одному надежному поставщику вместо множества альтернативных источников.
Стандарты бренда и соответствие требованиям
Ориентированные на бренды гостиницы предъявляют к товарам требования, предусмотренные опубликованными спецификациями — одобренные отделки, допустимые отклонения размеров и огнестойкость — которые должны быть выполнены для того, чтобы изделие прошло проверку. Огнестойкие пенопласты, сертифицированные ткани и проверенные конструкции — это не дополнительные опции; они являются базовыми требованиями, которые должен содержать запрос на закупку, а также выбором. материалы для гостиничного оборудования это то, что действительно предусматривается в стандарте бренда. Красивая вещь, которая не соответствует требованиям пожарной безопасности или требованиям соответствия, не имеет никакой ценности для отеля, даже если она отлично вписывается в концепцию оформления интерьера.
Срок службы объединяет эти различия. Отель приобретает мебель, ожидая, что она прослужит в течение всего цикла ремонта — часто от восьми до десяти лет для твердой мебели, а признаки того, что этот цикл подходит к концу, описаны в нашей статье. ремонт гостиницы — именно поэтому гарантия и качество сборки перевешивают цену. Покупка жилья ориентирована на внешний вид сегодня; решение о закупке — на стоимость владения в течение многих лет использования. Этот более длительный период является критерием, по которому оценивается вся спецификация, предусмотренная для контрактов.
Процесс закупки мебели в отеле — шаг за шагом
Процесс закупки мебели для гостиничного бизнеса проходит в четко определенном порядке, и если какой-либо этап пропускается, это почти всегда приводит к задержкам или некачеству в конечном итоге. В нижеприведенных семи этапах проект проходит от начальной спецификации до готовой мебели, прошедшей проверку и одобрение, при этом каждый этап защищает последующие этапы.
| Сцена | Что происходит | Кто его владеет |
|---|---|---|
| 1. Укажите | Определите характеристики каждого изделия: размеры, материалы, отделка, огнестойкость, количество в каждом типе номера. | Дизайнер / руководитель по закупкам |
| 2. Источник и запрос предложений | Выбрать поставщиков и запросить предложения по спецификациям. | Руководитель по закупкам |
| 3. Образец | Перед началом производства утверждайте физический образец или прототип каждого ключевого компонента. | Владелец/Оператор/Бренд |
| 4. Контракт и PO | Согласовать цену, условия поставки, Инкотермс, сроки поставки и гарантийные обязательства; оформить заказ. | Закупки / юридические вопросы |
| 5. Продукция | Производство по утвержденной образцу с контрольными проверками на соответствие программе. | Производитель |
| 6. Проверка и отправка | Проверка перед отправкой груза, затем доставка груза по согласованным условиям Incoterms на место назначения. | Производитель / грузоперевозчик |
| 7. Установка и выключение | Доставляйте, собирайте, устанавливайте и закрепляйте каждую комнату в соответствии с техническими характеристиками. | Инсталлировать экипаж/руководителя проекта |
Прежде всего решаются вопросы спецификации и выбор образцов
Ранние этапы имеют наибольшее значение. Точная спецификация превращает нечеткий черновик в то, что производитель может предложить и реализовать, а подписанный образец устанавливает стандарт, к которому производитель стремится при создании каждого изделия. Недостаточность закупок, сводящих эти два этапа к минимуму, сэкономив тем самым время, приводит к гораздо большим потерям в дальнейшем: если отделка не соответствует ожиданиям или кресло окажется неудобным в эксплуатации в сотнях комнат, то это уже будет слишком поздно. Студия образцов — это самый дешевый способ защиты проекта от рисков.
Контракты защищают программу
Контракт — это та часть сделки, которая определяет, будет ли заказ выполнен: цена, срок поставки, условия поставки, права инспектирования и гарантия. Заказ без этих условий — это приглашение к спору. Их включение и согласование того, что произойдет в случае пропущенного срока — это то, что удерживает мебель на критическом этапе.
Запрос на цитату
Между спецификацией и контрактом находится запрос на предоставление предложений, и качество запроса на предоставление предложений определяет качество ответов. Нечеткий запрос на предоставление предложений приводит к получению нечетких цен, с которыми покупатель не может сопоставить условия; четкий запрос на предоставление предложений — с указанием размеров, материалов, отделки, количества в каждом типе номера и необходимого срока выполнения — приводит к получению предложений с одинаковыми параметрами, которые показывают реальные затраты и реальные возможности каждого поставщика. Запрос на предоставление предложений также проверяет готовность к сотрудничеству: производитель, который отвечает на подробный запрос с подробными показателями и разумными вопросами, демонстрирует, как он будет выполнять заказ. Закупки, выдающие нечеткий запрос на предоставление предложений и затем испытывающие трудности с сравнением ответов, создали собственную путаницу.
Подбор гостиничного оборудования по зонам
Подробный план закупок мебели для отеля — это не один список, а несколько, поскольку каждый отдельный сегмент объекта требует от мебели свои особые требования. Определение по сегментам позволяет сохранить целостность плана и подобрать нужный элемент к нужной аудитории. Ниже представлены примеры того, как обычно структурируется план закупок: полный каталог товаров представлен в нашем руководстве по покупке мебели. типы гостиничного оборудования необходимости собственности.
Номера для гостей
Гостевые комнаты занимают самую большую и повторяющуюся часть заказа: кровати, тумбочки, столярные изделия, столы, стулья и шкафы, представленные в самых разных вариантах. Поскольку эти предметы чаще всего повторяются, ошибка здесь приводит к наибольшему количеству повторов, поэтому закупка гостиных мебели предусматривает самый строгий технический регламент и самый тщательный отбор образцов — подробности об этом подробно описаны в нашей инструкции по закупке. мебель гостиничных номеров.
Лоби и лаундж
Мебель для лобби и лаунджей одновременно уделяет больше внимания внешнему виду и движению людей. Ресепшн-зоны — часто оформлены в ярких цветах. стекло природного происхождения — мягкие кресла, столы для кофе и консольные столы создают первое впечатление, а при этом они постоянно используются общественностью, поэтому в тендерной документации особое внимание уделено как присутствию, так и долговечности — подробная информация об этом разделе приведена в нашем руководстве. мебель для гостиной отеля. При закупке мебели для гостиничных лаунджей часто требуется сочетание стильных предметов интерьера и функциональных кресел в одном стиле.
Ресторан, бар и открытый терраса
Столовая и места для отдыха требуют наивысшего уровня надежности из всех характеристик. ресторанное оборудование это столы, стулья, барные стульчики и банкетки, которые подвержены загрязнению, складированию и перестановке; функциональные залы и банкетные залы добавляют свой собственный объем, о чем говорится в нашей инструкции. столовое оборудование; уточняющий мебель для наружного использования Означает части, подвергающиеся воздействию солнца, дождя и химических веществ, используемых в бассейне. В тендерной документации указывается, что для этих зон необходимы строительные материалы и материалы, устойчивые к воздействию атмосферных условий, поскольку любое меньшее качество просто приведет к необходимости их замены раньше времени.
Домохозяйственные коридоры и помещения
Ошибочностью закупочного бриф-а являются те зоны, через которые проходят гости, а не те, где они сидят: коридоры, лифтовые ангары, спортзал и помещения вспомогательного обслуживания, которые сотрудники используют весь день, а также служебные помещения. кухонные шкафы в кладовых помещениях, кухонных зонах и зонах для персонала. Консоли для коридоров, зеркала и стулья подвержены сильному трафику и ударам от тележек, поэтому они должны соответствовать самым высоким стандартам качества, предъявляемым к помещениям, в которых они используются. Мебель для вспомогательных помещений редко фотографируется, но сотрудники работают с ней гораздо дольше, чем гость, работая на полную мощность, и дефект в этом месте оборачивается дорогостоящими заменами и остановками оборудования. Полный план закупок определяет эти переходные и эксплуатационные зоны вместе с основными помещениями, поскольку здание является готовым лишь в той мере, в какой оно доведенное до совершенства до последней детали.
Один общий заказ на всю недвижимость
Применение подхода к гостинице как к единому заказу мебели — а не к комплексу конкретных задач по отдельным зонам — является распространенной ошибкой при закупках. Стол, рассчитанный на небольшую гостиную, не подходит в оживлённом ресторане; отделка помещения на территории бассейна — неудачная идея. Определите каждую зону для определённого использования, а затем консолидируйте заказы, а не спецификации.
Планирование проекта по закупке мебели для гостиниц
Бюджет определяет каждый шаг процесса закупок, и именно те проекты, которые выполняются в рамках заданного бюджета, изначально обеспечивают правильную расстановку ресурсов. Наиболее полезным показателем в сфере закупок гостиничного оборудования является бюджет на одного гостя — расходы на мебель в расчете на номер — поскольку он позволяет покупателю сравнивать различные варианты на одной основе независимо от размера объекта.
Куда идут деньги
В рамках бюджета на мебель наибольшую долю занимает гостиная, за ней следуют общественные зоны, а затем зона офиса и зоны на открытом воздухе. Оптимизация закупок меняет математику: заказ единичных предметов в больших количествах у одного производителя обычно дешевле, чем сбор таких же предметов из нескольких источников, как с точки зрения цены, так и с точки зрения качества. Подробности того, что фактически определяет показатели — материалы, отделка, количество — изложены в нашей статье. Стоимость мебели в гостиницах, это более подробно описывает ценообразование, чем необходимо в обзоре закупок.
Защитите от непредвиденных обстоятельств
Бюджет на закупки без резервного фонда превращает каждую неожиданность в задержку. Количество продукции меняется в зависимости от проведения обследования и места установки, сроки изготовления корректируются, стоимость доставки увеличивается; дисциплинированный план предусматривает резерв для денег и времени. Построение концепции мебели как долгосрочного инвестирования, а не как товарной позиции для минимизации затрат в первый же день, является ключом к тому, чтобы не повторять закупки в дальнейшем, и именно этот подход отличает проект по закупкам от обычного шопинга.
Груповое закупление и консолидация
Объём — это та возможность, которой обладает отельный проект, которой не обладает ни один домашний бизнес, и её можно эффективно использовать только тогда, когда заказы оформляются в едином документе. Заказ готовых элементов для целого объекта у одного производителя в рамках одного производства позволяет добиться значительной экономии по почти всем показателям: более выгодная цена, однородный результат, единая доставка для координации и единая гарантия. Объединение также позволяет сократить скрытые издержки, которые деформируют бюджет — множество транспортных расходов, несоответствующаяся отделка, время, необходимое для поиска нескольких поставщиков, — и при этом сохраняется единая спецификация для каждого участка.
Условия оплаты должны быть отражены в процессе закупок так же, как и цена. Контрактные заказы обычно предусматривают залог в виде предоплаты за производство и остаток перед отправкой, а оформление этой структуры заранее защищает обе стороны: производитель уверенно закупает материалы, а покупатель сохраняет контроль до тех пор, пока товар соответствует требованиям. Привязывание графика платежей к достижению определенных целей — утверждение образцов, завершение производства, проверка перед отправкой — превращает деньги в инструмент контроля, а не в источник рисков. План закупок, устанавливающий условия оплаты вместе с Инкотермс и сроками поставки, не позволяет возникнуть споров в дальнейшем, что является еще одной причиной того, почему этап закупок поощряет тщательность, с которой покупатель подходит к этому процессу.
Сроки изготовления и производство
Вопрос, который покупатели наименьшим образом учитывают при закупке гостиничного оборудования, — это время. Производители изготавливают большую часть мебели по индивидуальным заказам, поэтому срок поставки — это не задержка с доставкой, а реальность производства, и планирование в соответствии с ней составляет половину работы по закупкам.
Каким выглядят стандартные сроки выполнения работ
Для мебели под заказ срок изготовления составляет примерно от четырех до восьми недель, а стоимость доставки зависит от маршрута доставки. Более крупные или особо индивидуальные заказы занимают больше времени; более простые заказы — меньше. Важно то, что общая сумма — производство плюс стоимость доставки плюс монтаж — складывается из этих составляющих, а не из срока изготовления. Посещаемость задерживается чаще всего из-за поздней заявки, что приводит к открытию отеля раньше, чем прибудет мебель.
Этапы распределения обеспечивают такую же защиту программы, как и раннее планирование. В случае строительства объекта, который будет открываться поэтапно, разделение производства и поставок по этажам или типам номеров позволяет запускать первые помещения сразу же после завершения производства, а последующие — только после того, как будут закончены работы по их отделке. Этапы распределения также облегчают контроль за денежными потоками и сокращают количество места, которое необходимо предоставлять для хранения готовых изделий. Взамен этого требуется более тщательная координация — необходимо планировать и контролировать большее количество поставок, каждая из которых привязана к своему собственному сроку сдачи, — но для большинства гостиничных проектов этот уровень контроля стоит того, поскольку он позволяет мебели двигаться в соответствии с строительными работами.
По заказу против готовых изделий
Поставка под заказ обеспечивает контроль и стабильность за счет затрат времени; готовая продукция ускоряет процесс за счет точности исполнения. Большинство гостиничных проектов предпочитают более длительный процесс подбора продукции, поскольку стандартные брендовые требования, планировка номера или согласованные условия не позволяют использовать каталог. В тех случаях, когда заказные изделия определяют общий замысел проекта, этот выбор определяется в нашей инструкции по оформлению заказа. мебель для гостиниц на заказ; При закупках цель заключается в том, чтобы включить окно реализации продукции в программу с первого же обследования.
Запрет на программу, а не на календарь
Процесс поставки мебели в гостиничных помещениях должен соответствовать программе строительства, а не фиксированному сроку. Если в ходе строительных работ что-то потечет, заказ мебели также должен отступить, поскольку готовые изделия, хранящиеся на строительной площадке, могут привести к повреждению. Закрепляйте производство и доставку мебели в сроки сдачи объекта, а также заранее сообщайте о намерениях производителю, чтобы он мог скорректировать график.
Логистика, доставка и Инктомерс
После того как производитель создает мебель, закупки гостиничного оборудования становятся логистическим процессом, и условия, согласованные покупателем, определяют, кто несет расходы и риски на протяжении всего процесса. Международные закупки, в частности, зависят от Incoterms — стандартных торговых условий, которые распределяют ответственность между поставщиком и покупателем.
| Инкотерм | Что это включает | Перенос рисков на покупателя |
|---|---|---|
| EXW (Ex Works) | Покупатель забирает товар из завода и организует весь транспорт. | На въезде в завод |
| FOB (Free On Board) | Поставщик доставляет груз в порт и погружает судно; покупатель занимается дальнейшей доставкой морским транспортом. | Как только он будет загружен на борт |
| CIF (Стоимость, страхование, фрахт) | Поставщик оплачивает стоимость перевозки и страхование до пункта назначения. | В порту назначения |
Выбор правильных терминов
ФОБ и СИФ — это наиболее распространенные условия для гостиничных проектов. ФОБ подходит покупателям с собственными транспортными схемами, что обеспечивает максимальный контроль за перевозкой; СИФ — для покупателей, которые хотят, чтобы поставщик взял на себя перевозку груза и страхование до пункта назначения. Ни один из этих условий не является автоматически более дешевым — разница заключается в том, кто управляет перевозкой и несет риски. В договоре о закупках следует четко указать Инкотерм, поскольку заказ, отправленный на основе ложного представления, может привести к столкновению затрат и ответственности.
Координация доставки
Координация доставки — это то, благодаря чему хорошая закупочная деятельность приносит свои плоды. Фиксированные сроки поставки, согласованные с программой строительства, обеспечивают чистоту объекта и защищают готовые изделия от повреждений; одноразовое отправление груза, куда нет места для дальнейшего перемещения, чревато убытками. Слежение за отправлением, согласование графика доставки и назначение единого контактного лица для грузоперевозок превращают самую хрупкую часть пути в управляемую операцию.
Таможенные сборы, пошлины и документация
Процесс закупки гостиничного оборудования за рубежом сопровождается дополнительными процедурами, которые не применяются при отечественных заказах, а также такими проектами, для реализации которых заранее готовились. Коммерческие счета-фактуры, упаковочные листы, сертификаты происхождения и любые документы о соответствии требованиям и огнестойкости должны сопровождать отправку, то есть они должны быть точными и полными, иначе мебель может остаться в порту до момента открытия выставки. НДС и местные налоги уже изначально должны быть включены в бюджет, а не приходить в виде сюрприза по прибытии. Опытные экспортеры обладают значительной гибкостью в использовании этой документации, что является одной из практических причин, по которым зарубежные покупатели отдают предпочтение производителю, специализирующемуся на работе с международными заказчиками, а не компании, которая отправляет товары за рубеж лишь в редких случаях.
Инсталляция и координация оборудования
Мебель, которая прибывает на объект, еще не является мебелью в отеле, и заключительный этап закупки гостиничного оборудования — монтаж — является тем моментом, когда многие проекты теряют время, сэкономленное ранее. Делать все это — разгрузить, собрать, разместить и оформить — — это задача координации, которая вознаграждает планирование так же, как и закупки.
Как мебель попадает в комнаты
Процесс монтажа приходится проводить после работ по отделке стен, пола и декоративных элементов, поэтому мебель должна быть доставлена в момент готовности помещений к размещению. Инженерная команда разгружает, собирает и размещает каждый элемент в соответствии с планировкой помещения, а затем руководитель проекта проверяет все комнаты на соответствие спецификациям — проверяя качество отделки, соответствие размещению и наличие повреждений во время транспортировки до момента подписания акта приемки. Обеспечение крепления тяжелых предметов и подтверждение доступности необходимых площадей должны выполняться на этом этапе, а не последующими мероприятиями.
Координация с более широким комплексом FF&E
Мебель редко устанавливается в одиночку. Она размещается рядом с освещением, мягкой мебелью, произведениями искусства и прочими предметами, и менеджеру проекта необходимо последовательно размещать эти комплекты, чтобы они не конкурировали за одно и то же помещение в тот же день. Согласование работы с производителем мебели и подрядчиком, дизайнером интерьера и другими поставщиками FF&E — это то, что позволяет завершить этап монтажа от этажа к этажу, а не задерживать работу между отдельными этажами. План закупок, игнорирующий этот процесс координации, просто переносит этот перегруз на порог каждой готовой комнаты.
Подбор и окончательное оформление
Последним этапом процесса закупки гостиничного оборудования является контроль качества, и он защищает все затраченные средства до его завершения. Руководитель проекта проверяет каждую отдельную комнату по спецификации, проверяя соответствие каждого элемента утвержденной модели, отсутствие следов повреждений на поверхности отделки, плавное открывание и закрывание ящиков и отсутствие повреждений при доставке. Ошибки, обнаруженные в ходе контроля качества, устраняются в рамках гарантийного обслуживания до того, как они станут заметны гостю; пропущенные в ходе контроля ошибки становятся причиной жалоб и замены продукции по полной стоимости. Ясное оформление — по комнате за комнатой, в соответствии со спецификацией — завершает цикл закупок и дает оператору готовый к продаже объект, а не список недостатков, который нужно устранять вручную.
Международные и оптовые закупки
Большие и трансграничные проекты повышают риски при закупке гостиничного оборудования и требуют более тщательного планирования. Оптовые покупатели, франчайзинг-отели и гостиничные сети осуществляют закупки в больших объемах и за рубежом, где важность последовательности, логистики и единого ответственного поставщика превышает значение на уровне отдельных объектов.
Подбор оптовых товаров для сетей и франшиз
Закупка мебели для отелей и объектов под франшизу сопряжена с дополнительными требованиями: на каждом объекте необходимо соответствовать стандартам бренда, зачастую в разных странах. Это вынуждает группу выбирать производителя, который может обеспечить единообразие спецификаций при повторных заказах, документальное подтверждение соответствия каждой недвижимости и доставку в несколько пунктов назначения на согласованных условиях. Глобальная закупка мебели для отелей — это в равной степени вопрос повторяемости, как и цена.
Поиск поставщиков у международных производителей
Многие гостиничные группы закупают мебель у международных контрактных производителей, где возможности и цены благоприятствуют производству в больших объемах. Мы строим по спецификациям проектов для объектов в более чем тридцати странах, а Западная Африка и Гана являются одними из наших основных экспортных рынков, а поставки осуществляются по условиям FOB или CIF с многолетним сроком гарантии. Более весомые аргументы в пользу закупки из конкретной страны — в частности, из контрактного производственного центра Турции — изложены в нашей статье о мебели. произведено в Турции; Что касается закупок, то суть в том, что трансграничные заказы стимулируют раннее согласование и выбор поставщика, ориентированного на экспорт.
Возможность повторения является отличительной чертой цепного снабжения по сравнению с индивидуальным оформлением помещений. Компании, открывающая несколько объектов в год, необходим поставщик, который может воспроизводить одинаковые характеристики месяцами спустя, обеспечивать соответствие документации на каждом объекте и доставлять продукцию в любую страну, куда придет следующий объект. Это благоприятно для производителя с возможностью поддерживать стандартные заказы в течение всего периода реализации, а не при каждом повторном оформлении заявки и повторном взятии образцов для каждого объекта с нуля. Для растущего бренда взаимоотношения с поставщиком становятся частью операционной модели, а не отдельной транзакцией, повторяющейся каждый раз в изолированном виде.
Планируйте время загрузки грузов до того, как комнаты станут доступны для бронирования
В рамках международных проектов владельцы товаров часто забывают о части окладов. До того, как помещения будут готовы, необходимо согласовать условия Incoterms, подписать образец договора и включить в программу производство и доставку, чтобы мебель соответствовала графику, а не подгонялась под него. Трансграничная закупка жестче накапливает штрафы за задержки с заказами, чем внутренние.
Ошибка в закупках и выбор партнера
Большинство неудачных сделок по закупке гостиничного оборудования обусловлены несколькими недопустимыми ошибками, а большинство успешных закупок достигается благодаря выбору правильного партнера с самого начала. Знание этих двух факторов — это наилучший способ ускорить процесс.
Ошибки, которые повторяются
Общие ошибки при закупках повторяются в разных проектах: задержка с оформлением заказа и задержка поставки мебели на критическую дату; назначение жилой мебели для коммерческого помещения; отсутствие пробной партии и обнаружение дефекта по всей партии; неопределённость условий поставки; стремление найти наименьшую цену за единицу продукции, игнорирование сроков поставки, стабильности качества и гарантийного обслуживания. Каждый из этих недостатков можно легко избежать на этапе разработки спецификаций, но их устранение после того, как заказ поступит на производство, будет весьма дорогостоящим делом.
Что нужно искать в партнёре по закупкам
Тест на партнёра по мебели состоит из одних и тех же вопросов на каждом проекте. Посмотрите на письменную спецификацию, подписанный образец, проверку перед отправкой, четкую гарантию и срок поставки, который соответствует программе строительства. Создатель, который проектирует, строит и поставляет одновременно, обеспечивает единую ответственность за проект, что в случае заказа отеля имеет большее значение, чем незначительно более низкая цена от фрагментированной цепочки поставок.
Создание долгосрочных отношений в сфере закупок
Лучшие результаты в сфере закупки гостиничного оборудования достигаются на основе взаимоотношений, а не единичных сделок. Промышленники, которые уже работали с одним заказчиком, хорошо знакомы с его стандартами, планировками и предпочтениями, а заказ второй раз проходит быстрее и проще, чем первый. Долгосрочные партнёры предоставляют приоритет в предоставлении производственных площадей, обеспечивают последовательность на всех этапах реализации проекта и предоставляют гарантию, гарантированную человеком, который рассчитывает на дальнейшее сотрудничество с покупателем. Позиционирование закупки как повторяемого партнёрства — а не очередной тендера — усиливает эти преимущества: каждый новый проект развивается дальше, в то время как одноразовая сделка лишает вас этого опыта.
Закупки как оперативная выгода
Придерживаясь принципа управления, закупки мебели для гостиниц не только заполняют помещения, но и обеспечивают соблюдение сроков открытия, соответствуют стандартам бренда, позволяют сэкономить бюджет и гарантируют качество мебели, которая прослужит десятилетиям. Владельцы, которые считают закупки проектом с четко определенными параметрами, контрактом, графиком работ и партнером, которому они обязаны, — именно они обеспечивают то, что объекты открываются вовремя и остаются в отличном состоянии и спустя много лет, в то время как покупатели, которые ищут мебель, возвращаются на рынок рано, оплачивая за те же номера в два раза больше.
Часто задаваемые вопросы
Что такое закупка гостиничного оборудования?
Закупка мебели для гостиниц — это комплексный процесс от поиска поставщиков, оформления заказа, производства, доставки и установки мебели для гостиниц. Он включает выбор поставщиков, заключение контрактов, сроки поставки, логистику и монтаж на месте, что осуществляется в соответствии с программой проекта, а не в виде отдельных заказов.
Какая разница между покупкой и арендой мебели?
Покупка — это сделка: оформление заказа и оплата. Процесс закупок включает в себя целый ряд мероприятий: определение спецификаций, выбор поставщика, заключение контракта и инкортерм, управление производством и доставкой, установка оборудования. Отель, который занимается закупками, разрабатывает проект; отель, который только покупает, реагирует на него.
Какие этапы включает процесс закупки гостиничного оборудования?
Типичный процесс включает семь этапов: определение параметров каждого изделия, поиск поставщиков и оформление запроса на поставку, утверждение образца, заключение контракта и оформление заказа на покупку, изготовление продукции по утвержденному образцу, проверка и доставка продукции в соответствии с согласованными условиями Incoterms, а затем установка оборудования и проверка соответствия всех помещений спецификациям.
Каковы стандартные сроки поставки мебели для гостиниц?
Мебель под заказ обычно изготавливается в течение примерно четырех–восьми недель, а сроки доставки зависят от маршрута доставки. Более крупные или особо индивидуальные заказы занимают больше времени. Важный показатель — совокупный объем производства, транспортных расходов и монтажа, рассчитанный по дате открытия объекта.
Что такое закупки Ф&Ф&Е?
Закупки FF&E включают мебель, оборудование и инвентарь — мебель, освещение, мягкую мебель и прочие предметы, необходимые для функционирования отеля. Мебель — самая крупная и заметная часть этого пакета, и хороший план должен быть согласован с другими элементами, чтобы комната выглядела единой.
Откуда гостиницы получают мебель?
Отели закупают мебель через четыре основных канала: напрямую у производителя-подрядчика, через оптового дистрибьютора, через реселлера или агентство по закупкам или в сочетании этих способов. Обычная производственная модель обеспечивает максимальный контроль над параметрами, ценами и гарантией, поэтому крупные и индивидуальные проекты отдают предпочтение этой системе.
Что из себя представляет мебель в гостиницах?
Мебель для отелей по контракту изготавливается из материалов, выбранных для долговечности при постоянном использовании: натуральной древесины и древесно-волокнистых материалов для мебели, стальных или деревянных каркасов для стульев, огнестойких пенопластов и устойчивых к пятнам тканевых материалов или кожаных покрытий. Эти материалы соответствуют требованиям по долговечности, гигиене и огнестойкости, которым не подвергается жилая мебель.
